Советы: как минимизировать риск наступления нарушения данных в компании

В процессе внедрения новых методов защиты персональных данных, которые требуются современным европейским законодательством, специалисты разработали ряд рекомендаций, внедрение которых могли бы помочь компаниям, малого и среднего размера, минимизировать риск наступления нарушения персональных данных в процессе осуществления ими своей деятельности.

Нужно признать, что это почти невозможно предотвратить каждое нарушение персональных данных, но каждая компания может значительно минимизировать риск, убедившись, что она и ее персонал осторожно обрабатывают персональные данные людей. Компании следует делать это по закону, соединив такие действия с должной деловой практикой, поскольку допущенное нарушение персональных данных может дорого обойтись компании.

Так, основные советы, чтобы минимизировать риски наступления нарушения персональных данных в небольшой организации, касаются следующего:

1. Храните персональные данные безопасно

Компания должна хранить персональные данные в безопасности и убеждаться, что никто не имеет к ним доступа без ее разрешения. Некоторые простые меры безопасности могут включать хранения документов в закрытом шкафу и введение надежных паролей на все устройства, которыми оперирует компания и ее персонал. Если компания оперирует большими объемами данных или если в распоряжении компании находятся чувствительные данные физических лиц, должны приниматься дополнительные меры, чтобы защитить такие данные от потери, повреждения или кражи. К таким дополнительным мерам могут относиться меры по привлечению подрядных организаций, специализирующихся на внедрении дополнительных мер безопасности и соответствующих сертификаций, таких как PSI DSS и ISO 27001.

2. Разработана должным образом Clean Desk Policy

Персонал не должен хранить документы на своем столе или в рабочей зоне, включая папки, карты и заметки. Компании нужно разработать политику в этом отношении, чтобы минимизировать риск оставления конфиденциальной информации без присмотра. Такая практика также должна учитываться при разработке и внедрении электронных мер безопасности.

3. Наличие Remote Work Policy

Если компания практикует сотрудничество с персоналом на удаленной основе, такой персонал должен понимать, как следует обрабатывать персональные данные, если они работают за пределами офиса. Соответственно, должна быть разработана Remote Work Policy, которая регулировала такую ​​работу и, соответственно обработку персональных данных.

4. Хранение адресной книги в актуальном состоянии

Компании следует организовать возможность своим клиентам регулярного сообщать компании, в случае изменения ими своего адреса или других контактных данных. Это поможет уменьшить риск того, что адрес, по которому компания отправляет сообщение или информацию о персональных данных, является неправильным.

5. Упорядочение названий документов

В рамках компании необходимо организовать четкий документооборот с возможностью классифицировать и присваивать корректные номера соответствующим документам для возможности избежать недоразумений и направления некорректных документов, содержащих персональные данные, адреса клиентов или других лиц.

6. Использование пустых шаблонных документов

Если вы используете шаблонные документы, убедитесь, что создаете новую копию каждый раз и избегайте перезаписи предыдущего документа. Пустые шаблоны следует хранить подальше от предварительно заполненных, чтобы кто-то по ошибке не увидел информацию, которая содержится в них.

7. Обеспечение контроля доступа

Золотое правило, которое нужно соблюдать каждой компании: «Не всем нужен доступ ко всему». Именно поэтому, каждой компании стоит задуматься над тем, чтобы усилить контроль за доступом к персональным данным, чтобы персонал имел доступ только к тем персональных данных, которые необходимы для выполнения каждым отдельным работником своей роли.

8. Проведение обучения персонала

Защита данных — это обязанность каждого, поэтому компании обязательно необходимо предоставлять своим работникам и привлеченным специалистам необходимую подготовку, поддержку и ресурсы, чтобы обеспечить такую ​​защиту. Именно в связи с этим, следует обеспечить постоянное обучение персонала с целью повышения квалификации и поддержания уровня осведомленности в вопросах защиты персональных данных.

9. Резервное копирование системы

Если у вас есть резервная копия персональных данных, которую вы надежно храните на защищенном сервере за пределами компании, это даст вам возможность получить доступ к персональным данным, даже если ваш основной сервер будет поврежден или заблокирован, не зависимо от причин.

10. Взаимодействие с бывшими работниками

Одним из самых распространенных нарушений персональных данных являются случаи, когда работники, которые покидают компанию, берут с собой такие данные. Компания может использовать ограничительные положения в трудовых договорах, чтобы помочь остановить работников, которые увольняются, от возможности шантажа компании, клиентов компании, или других физических лиц, к персональным данным которых они имели доступ, когда работали в компании.

Такие элементарные шаги помогут компании сориентироваться, какие основные меры нужно принимать, чтобы минимально защитить себя от возможности наступления нарушения персональных данных. Однако этот перечень не является исчерпывающим, а объем мер безопасности может варьироваться в зависимости от различных факторов.

В любом случае, к вопросу надлежащей реализации программы приватности в рамках компании, необходимо подходить максимально взвешенно и рационально, учитывая требования законодательства, которое постоянно обновляется.